Os pequenos negócios representaram 97% das empresas abertas no país em 2025. Desse total, 77% são microempreendedores individuais (MEI), 19% são microempresas e 4% são empresas de pequeno porte. Esses números, divulgados pela Agência Brasil, mostram que milhões de pessoas dependem do próprio negócio para garantir seu sustento e o de suas famílias.
Para trabalhar de forma regular e sustentável, é fundamental organizar as obrigações fiscais, financeiras e administrativas que fazem parte da rotina de qualquer CNPJ. Afinal, a boa gestão é fundamental para a estabilidade e crescimento de qualquer negócio. O começo do ano é o momento ideal para isso.
Mesmo quem já empreende há algum tempo costuma ter dúvidas sobre o que precisa ser feito em cada período do ano, quais documentos devem ser guardados e quais compromissos exigem mais atenção. Como as regras variam conforme o tipo de empresa e o enquadramento tributário, é comum surgir a sensação de desorganização ou insegurança ao lidar com as obrigações fiscais.
Para ajudar, reunimos aqui todas as informações necessárias para lidar com esses temas ao longo de 2026: taxas obrigatórias, declarações, prazos e cuidados essenciais para fazer seu negócio prosperar e evitar multas e atrasos ao longo do ano.
Principais obrigações do MEI durante todo o ano
Apesar do CNPJ do MEI ser simples de abrir e manter, o microempreendedor individual possui algumas obrigações fiscais e administrativas que, quando não atendidas corretamente, podem resultar em multas, perda de benefícios ou complicações para o negócio.
Para não se perder ao longo do ano, anote as principais delas:
1. Pagamento mensal (DAS-MEI): a contribuição mensal, que deve ser quitada até o dia 20 de cada mês, é composta por uma porcentagem do salário mínimo, acrescida de valores extras conforme o tipo de atividade (comércio, serviço ou ambos). Hoje, os valores variam de R$81,05 (comércio e indústria) a R$194,52 (caminhoneiros). Entenda melhor o funcionamento do DAS em nossa matéria completa sobre MEI.
2. Declaração Anual de Faturamento (DASN-SIMEI): o MEI deve enviar essa declaração até 31 de maio de cada ano, informando o faturamento do ano anterior. Mesmo que não tenha feito qualquer trabalho no período, a declaração precisa ser feita para evitar multas, restrições ao CNPJ ou até mesmo o cancelamento do registro.
DICA: mantenha um controle mensal das receitas e das notas fiscais emitidas para facilitar o preenchimento e evitar erros. Mesmo que não tenha emitido notas fiscais, você pode estimar o valor a ser declarado, de acordo com os serviços prestados ou produtos vendidos no ano. Se não houver nenhum faturamento (receita bruta total igual a zero), você deve declarar R$0,00 nos campos de receita, e a declaração será de "sem movimento”.
3. Emissão de Nota Fiscal: sempre que realizar vendas ou prestar serviços, é importante que o MEI emita nota fiscal. Você não pagará nenhum valor extra por nota emitida, apenas o DAS-MEI mensal. Essa prática ajuda no controle financeiro e na organização do negócio.
4. Licenças e autorizações: dependendo da atividade, pode ser necessário obter licenças específicas, como alvará de funcionamento ou autorizações da Vigilância Sanitária, do IBAMA, da Secretaria de Meio Ambiente de seu estado ou município ou do Corpo de Bombeiros. É importante verificar junto à prefeitura e aos órgãos competentes se a sua atividade exige algum tipo de licenciamento.
5. Atualização de dados: sempre que mudar de endereço, atividade, nome fantasia ou dados de contato, o MEI deve atualizar as informações no Portal do Empreendedor e, quando necessário, junto à prefeitura. Manter os dados corretos evita problemas com fiscalizações e recebimento de comunicações oficiais.
6. Emissão de guias de impostos atrasados (se houver): caso o MEI atrase o pagamento do DAS, é possível emitir as guias em atraso com multa e juros pelo Portal do Simples Nacional. Regularizar os débitos é fundamental para manter o CNPJ ativo e evitar que ele seja cancelado.
7. MEI com funcionário: caso o empreendedor tenha um funcionário, como estabelecido nas regras do MEI, pode ser útil contratar um contador para gerenciar as obrigações trabalhistas e previdenciárias, garantindo a conformidade com a legislação.
O MEI com funcionário tem as mesmas obrigações de uma empresa comum, devendo registrar o empregado em regime de CLT, pagar pelo menos o salário (mínimo ou piso da categoria profissional), vale-transporte, 13º, férias, FGTS (8% do salário) e INSS patronal (3% do salário).
Além disso, precisa descontar o INSS do funcionário e enviar informações via eSocial e outras obrigações, como GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social), RAIS (Relação Anual de Informações Sociais do Ministério do Trabalho) e CAGED (sistema de Cadastro Geral de Empregados e Desempregados do governo federal). Deve, ainda, cumprir as leis trabalhistas, respeitando a jornada de trabalho e o repouso semanal.
8. Capacitação contínua: embora não seja uma obrigação legal, investir em gestão financeira e no aperfeiçoamento das habilidades de administração pode ser o diferencial para o sucesso do MEI. Sites como o Sebrae e a plataforma do Meu Bolso em Dia oferecem uma série de trilhas e cursos gratuítos para o microempreendedor se desenvolver e aprimorar suas habilidades.
Prazos importantes e que não podem ser esquecidos
Cumprir os prazos fiscais ajuda a evitar multas, juros e até a suspensão de benefícios previdenciários. No caso do MEI, algumas datas merecem atenção especial, pois impactam diretamente a regularidade do CNPJ e a rotina financeira do negócio.
Calendário anual de obrigações do MEI e pequenos empreendedores
| Mês / Período | Obrigação | Detalhes |
|---|---|---|
| Janeiro a Dezembro | Pagamento mensal do DAS-MEI | Guia com INSS + ICMS/ISS; pagar até dia 20. Antecipe se cair em feriado ou fim de semana. |
| Janeiro a Maio | Declaração Anual (DASN-SIMEI) | Informar o faturamento do ano anterior e se houve contratação de funcionários. Mesmo sem vendas, declarar “zero”. Prazo final: 31/05. |
| Durante o ano | Atualização cadastral | Conferir endereço, telefone e atividade econômica na Receita Federal e órgãos municipais quando houver alterações. |
| Durante o ano | Obrigações fiscais e trabalhistas | Para MEIs com funcionários: INSS, FGTS e demais encargos. |
O ideal é criar um acompanhamento simples para facilitar o controle das obrigações. Uma dica é anotar mensalmente os pagamentos realizados, guardar as guias e organizar as notas fiscais, seja em formato físico ou digital. Vale até mesmo utilizar lembretes no celular para marcar datas fixas, como o pagamento do DAS e a entrega da declaração anual, ajudando a manter tudo em dia.
Ferramentas de gestão também podem ser grandes aliadas, e existem aplicativos de agenda, por exemplo, que permitem configurar lembretes automáticos para garantir que nenhum prazo seja perdido.
Quais taxas e valores o MEI precisa pagar
Para manter a MEI ativa, o microempreendedor precisa pagar mensalmente o DAS-MEI. Essa é a única taxa obrigatória do MEI. Essa mensalidade inclui a contribuição ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e, dependendo da atividade do MEI, tributos adicionais como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) ou ISS (Imposto Sobre Serviços).
O valor da contribuição é fixo, mas varia conforme a atividade exercida. Confira os valores de 2026:
- Comércio e Indústria: R$ 81,05
- Prestação de Serviços (INSS + ISS): R$ 86,05
- Comércio e Serviços (INSS + ISS + ICMS): R$ 87,05
- MEI Caminhoneiro: R$ 194,52
Eles são atualizados anualmente, acompanhando o reajuste do salário mínimo, o que significa que o pagamento do DAS-MEI pode variar de um ano para o outro. Saiba mais sobre quanto custa abrir, manter e fechar a MEI.
Principais obrigações das micro e pequenas empresas
Quando o seu negócio cresce e deixa de ser MEI para se tornar uma microempresa (ME) ou uma empresa de pequeno porte (EPP), surgem novas responsabilidades fiscais. A primeira delas é a necessidade de declarar à Receita Federal o faturamento da empresa, por meio da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica. Além disso, é necessário enviar relatórios periódicos sobre os tributos pagos e as movimentações financeiras da empresa aos órgãos fiscais competentes.
A boa prática é recorrer a contadores ou softwares de gestão para garantir que nenhum prazo seja perdido e que todas as obrigações sejam cumpridas corretamente. O Sebrae e o Governo Federal oferecem orientações importantes nesse processo.
Conheça as principais obrigações das microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP):
- Emissão de nota fiscal;
- Entrega da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) para optantes do Lucro Presumido ou Lucro Real;
- Declaração Anual do Simples Nacional para optantes pelo Simples Nacional;
- Pagamento de tributos federais, estaduais e municipais, conforme a atividade da empresa;
- Cumprimento das obrigações acessórias, como SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e DCTF (Declaração de Créditos e Tributos Fiscais), quando aplicável;
- Manutenção de escrituração contábil e fiscal;
- Cumprimento das obrigações trabalhistas, caso a empresa tenha funcionários.
Essas exigências podem variar conforme o porte da empresa e o regime tributário adotado, o que torna essencial o acompanhamento contábil.
Obrigações trabalhistas (quando há empregados)
Caso a empresa tenha funcionários, há ainda mais obrigações, como:
- Registro formal de funcionários;
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Cumprimento de férias, 13º salário e demais direitos trabalhistas;
- Envio de informações periódicas ao eSocial.
Pagamento de tributos e impostos
Aqui estão os principais impostos que incidem sobre uma ME ou EPP, com destaque para as diferenças conforme o regime tributário escolhido:
| Tributo | Descrição | Alíquota | Como é Pago |
|---|---|---|---|
| IRPJ (Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) | Imposto federal sobre o lucro da empresa. | De 4% a 33%, conforme a receita | Mensal ou anual, dependendo do regime tributário. |
| CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido) | Contribuição social destinada à Seguridade Social. | 9% sobre o lucro (Lucro Real) | Incluído no pagamento do DAS ou separado, dependendo do regime. |
| PIS (Programa de Integração Social) | Contribuição que financia programas sociais e de integração ao mercado de trabalho. | De 0,65% a 1,65% | Incluído no DAS ou pago separadamente. |
| COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) | Contribuição previdenciária para financiar a seguridade social. | 3% a 7,6%, dependendo do regime | Incluído no DAS ou pago separadamente. |
| ISS (Imposto Sobre Serviços) | Imposto municipal aplicado sobre a prestação de serviços. | De 2% a 5%, dependendo da atividade | Pago mensal ou trimestral. |
| ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) | Imposto estadual cobrado sobre a circulação de mercadorias e serviços. | Variável, de acordo com o estado | Pago mensal ou trimestral. |
Escolhendo o melhor regime tributário
A escolha do regime tributário adequado é essencial para garantir que a empresa pague os tributos de forma justa e eficiente. Para uma Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP), os principais regimes tributários são o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real.
- Simples Nacional: ele simplifica o pagamento de impostos, reunindo vários tributos em uma única guia (DAS). Tem alíquotas que variam de 4% a 33%, dependendo da atividade e do faturamento da empresa.
- Lucro Presumido: a empresa paga tributos sobre uma base de lucro presumido, definida pela legislação, sem a necessidade de apurar o lucro real. Esse regime é vantajoso para empresas com boa margem de lucro e poucas despesas operacionais.
- Lucro Real: utilizado por empresas com maior faturamento ou que operam com margens de lucro apertadas, exige a apuração do lucro efetivo da empresa. Ele oferece mais possibilidades de dedução, mas também exige mais controle contábil e é mais complexo.
Avalie cuidadosamente o faturamento da empresa, a margem de lucro e os custos operacionais antes de decidir o regime tributário. Um contador pode ajudar a calcular qual opção traz mais benefícios fiscais para o seu negócio.
Como facilitar a rotina do seu negócio
Manter a organização financeira e documental de forma eficaz é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Além de otimizar a gestão, práticas simples ajudam a evitar surpresas fiscais, como multas ou pendências legais. Confira algumas dicas para facilitar a rotina da sua empresa:
- Use ferramentas de controle financeiro: utilize as planilhas gratuitas do Meu Bolso em Dia ou um software de gestão para manter o controle das finanças da empresa. Essas ferramentas ajudam a organizar as receitas, despesas, e facilitar a previsão de fluxo de caixa. Assim, você garante que nada será esquecido e pode tomar decisões mais rápidas e assertivas.
- Crie lembretes automáticos para prazos importantes: uma das maiores fontes de problemas fiscais é o esquecimento de datas de pagamento e de entrega de documentos. Para evitar isso, configure lembretes automáticos em seu celular ou computador. Esses lembretes podem ser ajustados para cada tipo de obrigação, como tributos, declarações de imposto, ou vencimento de contribuições.
- Organize seus documentos fiscais: guardar os documentos fiscais de maneira organizada é essencial. Utilize pastas, tanto físicas quanto digitais, para classificar notas fiscais, recibos e outros documentos. Dessa forma, você terá fácil acesso a todas as informações quando precisar e evitará problemas durante uma eventual fiscalização.
- Mantenha um calendário anual de obrigações: criar um calendário com todas as obrigações fiscais e empresariais, tanto mensais quanto anuais, facilita o cumprimento dos prazos.
- Revise a situação do CNPJ periodicamente: certifique-se de que os dados cadastrais estão corretos e que todos os documentos obrigatórios foram enviados corretamente. Isso ajuda a manter sua empresa em conformidade e evita problemas com o fisco.
Busque conteúdos e materiais de apoio sobre gestão e tributação: estar informado é essencial para a boa gestão do negócio. Existem diversos materiais confiáveis, como blogs especializados e cursos, que podem ajudar a entender melhor a legislação e a gestão tributária. A educação contínua garante que o empreendedor tome decisões mais assertivas e evite cometer erros.
